Si vous assurez vous-même la gestion locative de vos biens, vous aurez rapidement une demande de vos locataires pour obtenir leur quittance de loyer. Mais attention : je vous conseille de vous bien vous informer sur les implications de ce document et vos réelles obligations en la matière.
Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?
Si vous avez réalisé un investissement immobilier locatif dont vous assurez vous-même la gestion locative, il est important de connaître les règles et obligations attachées à la quittance de loyer.
Car comme son nom l’indique, le propriétaire bailleur en remettant ce document donne quittance au locataire pour les loyers qu’il a perçu. Cela dégage ce dernier de son obligation financière prévue dans le contrat de location en échange de la jouissance qu’il a sur le bien. Cela concerne tout type de location (nue, meublée).
Autrement dit, en tant que propriétaire, vous devez attendre que le ou les locataires vous verse le loyer et le montant des charges avant de leur remettre une quittance de loyer. Et pas avant !
Quittance de loyer : les obligations du propriétaire bailleur
En tant que propriétaire d’un logement loué, vous aurez une seule obligation administrative vis à vis de votre locataire : lui fournir une quittance de loyer en bon et due forme dès que ce dernier en fait la demande. Et seulement si votre locataire en fait la demande.
Par conséquent, vous n’êtes en aucun cas tenu de fournir une quittance de manière mensuelle comme le stipule l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Cet article prévoit notamment que les propriétaires bailleurs doivent faire parvenir les quittances de loyer sans réclamer de frais supplémentaires à leurs locataires.
Charge au bailleur de choisir le mode le plus économe possible. Et puis vous avez une déduction fiscale forfaitaire de 20 euros pour les frais de gestion administratif.
Mais attention, cette obligation de délivrance reste forte.
Car votre locataire aura besoin de ce type de document s’il souhaite effectuer des démarches administratives, telles qu’un renouvellement de pièce d’identité. Les quittances de loyer pourront lui servir de justificatif de domicile.
Il en va de même dans le cadre d’une demande de crédit immobilier, la banque prêteuse demandera toujours à un locataire une quittance. Cela lui permettra de savoir si elle est fasse à un bon payeur.
Car comme nous l’avons vu précédemment, les quittances de loyers concernent uniquement les périodes où le locataire est à jour du paiement du loyer et des charges !
Quels sont les éléments à faire apparaître sur la quittance ?
La quittance de loyer fait office justificatif de paiement par le locataire. Par conséquent, il est impératif de respecter un formalisme.
Voici la liste des mentions obligatoires qui doivent apparaître sur une quittance de loyers :
- l’identité et l’adresse du propriétaire,
- l’identité du ou des locataires signataires du bail avec l’adresse du bien occupé,
- la date d’émission de la quittance de loyer. Elle doit correspondre à la date d’envoi du document,
- la période réglée par le locataire. En général, on prend uniquement le dernier mois pour un bail de location nue de droit commun ou trimestre dans le cadre d’un bail commercial,
- le détail du montant du loyer et des charges réglés par le locataire. Dans le cas où le loyer serait soumis à TVA, vous devrez faire apparaître le taux et le montant de TVA acquitté sur une ligne à part.
Pour ce qui est de l’envoi, il n’y a aucune obligation de formalisme.
Le propriétaire peut faire parvenir la quittance de loyer de la manière qu’il l’arrange. Pas besoin d’envoyer de courrier recommandé avec accusé de réception pour garder une trace de l’envoi.
Je vous conseille d’y procéder par voie dématérialisée au format PDF. Vous aurez ainsi un historique de votre correspondance avec le locataire en cas de litige.
Que faire si votre locataire vous demande une quittance de loyer avant de vous payer ?
Il arrive que locataire, peu scrupuleux, demande un document avant de régler. Dans ce cas, je vous conseille d’émettre un avis d’échéance que vous pourriez émettre chaque mois. Cette étape est indispensable avant une mise en demeure en cas d’impayés.
Un avis reprendra les sommes dues avec les périodes concernées. En cas d’arriérés de paiement, vous aurez la possibilité de les faire apparaître ainsi que le solde débiteur de votre locataire. A lui de payer pour prétendre obtenir la quittance de loyer du mois !
Et en cas de paiement partiel du loyer
Si votre locataire ne paie pas l’intégralité du loyer et des charges, vous n’êtes pas en obligation de lui remettre une quittance de loyer. Je vous déconseille d’ailleurs de le faire dans ce cas de figure.
Envoyez lui des relances par email en lui rappelant ses obligations dans le cadre de la location. Car le locataire doit payer le montant du loyer et des charges stipulés dans le contrat de bail d’habitation tous les mois.
Modèle de quittance de loyers
Vous souhaitez faire les choses dans les règles. Vous trouverez sur Internet des sites qui vous propose de remplir des formulaires en ligne pour éditer les quittances de vos locataires.
Je vous conseille de vous constituer un tableau Excel pour suivre la gestion locative, notamment au niveau des paiements réalisés par les locataires. Vous pourrez aussi les imprimer à partir d’un modèle-type de quittance de loyer.
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Ingénieur Patrimonial
En 18 années d’expérience dans le domaine de la gestion de patrimoine, j’ai eu l’occasion de travailler sur de nombreux investissements immobiliers. Et je vous avoue toujours être surpris de la négligence avec laquelle bon nombre des clients et de conseillers immobiliers évaluent sur les hypothèses lors d’un investissement immobilier.
Parce qu’une acquisition immobilière est loin d’être un long, surtout dans l’ancien, il vaut mieux faire preuve de prudence lors des simulations. Mais surtout, il est indispensable de n’oublier aucunes charges. Certaines d’entre elles peuvent transformer de belles histoires en lourds fardeaux à assumer au quotidien !